Accountants en adviseurs voortrekkers in e-facturatie

Home / Actueel / Accountants en adviseurs voortrekkers in e-facturatie

Van Velzen accountants en adviseurs is een middelgroot accountancy- en advieskantoor gevestigd in Warmond. Bij het kantoor werken ongeveer 35 financiële professionals. De cliënten van het kantoor hebben een zeer diverse achtergrond; onder hen bevinden zich veel agrarische bedrijven uit de bloem- en bollensector.

Naast advies en accountancy verzorgt Van Velzen voor een aantal cliënten ook de financiële administratie. In die rol viel het Barry van Leeuwen, registeraccountant bij Van Velzen, op dat de bestaande facturatieprocessen efficiënter konden.

160225A Simplerinvoicing case van Velzen_img Barry

Van Leeuwen:  “Wij besloten de eigen facturen voortaan standaard volledig elektronisch te sturen. Wij kozen voor Simplerinvoicing via eVerbinding, omdat hiermee iedere cliënt kon worden bediend ongeacht de software die hij gebruikt.”

E-facturatie logische keuze
Van Leeuwen: “Wij verzorgen de administratie voor een groot aantal cliënten in de regio. Een van de zaken die mij daarbij opviel was de het proces rond onze eigen facturen. Wij verzonden deze op papier of in pdf aan de cliënt. Daar werd de factuur ingescand en vervolgens weer teruggezonden naar ons voor de administratieve afhandeling. Een proces dat op mij simpelweg niet logisch overkwam.”

Van Leeuwen vond dat zijn kantoor de eerste stap moest zetten om dit te verbeteren en besloot de eigen facturen voortaan standaard volledig elektronisch te sturen. Daardoor verviel de behoefte aan papier en pdf. Hij koos voor Simplerinvoicing via eVerbinding, omdat hiermee iedere cliënt kon worden bediend ongeacht de software die hij gebruikt. De samenwerking met eVerbinding heeft hij als vlot en prettig ervaren.

Vlekkeloze overgang
De overgang verliep zowel technisch als vanuit klantperspectief vlekkeloos. Van Leeuwen: “De invoering van het e-factureren werd met hulp van eVerbinding vlot gerealiseerd. De cliënten werden van tevoren door ons per brief geïnformeerd over de veranderingen. Na invoering, eind 2015, bleek dat 95% van onze cliënten probleemloos met e-facturen uit de voeten kon. De grote meerderheid merkte niets van de overgang of reageerde positief. Een kleine minderheid kampte met systeemtechnische problemen of gaf aan de factuur bij voorkeur toch op papier te willen ontvangen.”

Accountants en adviseurs vervullen voortrekkersrol
In de visie van Barry van Leeuwen vervullen accountants en andere financiële dienstverleners een voortrekkersrol: ”Door zelf elektronisch te factureren laat je zien dat het werkt. Je kunt de cliënt dan eenvoudig een aanbod doen om e-factureren ook voor zijn andere relaties mogelijk te maken. Daarmee help je hem zijn facturatieproces te verbeteren en bied je meerwaarde met gericht advies.”

Van Leeuwen ziet accountants een als belangrijke gesprekspartner bij de invoering van in e-facturatie. Hoe werkt e-facturatie in de praktijk? Welke softwarepakketten ondersteunen e-facturatie? Op welke platforms moet je aangesloten zijn? En in welk formaat moet je facturen kunnen verzenden en ontvangen? Vragen die steeds relevanter worden voor cliënten en dus steeds vaker aan accountant of adviseur gesteld worden.