Is e-factureren via e-mail een haalbare weg vooruit?

Home / Actueel / Is e-factureren via e-mail een haalbare weg vooruit?
foto Jaap Jan Nienhuis

Jaap Jan Nienhuis, Financial Services Consultant bij Innopay

 

Het antwoord is ja en nee.
Ja, e-mail is een manier voor kleine bedrijven om e-facturen uit te wisselen.
Nee, grote bedrijven hebben vaak eisen met betrekking tot de authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en leverbaarheid die onvoldoende worden geadresseerd door e-mail. Daarnaast vereisen grote bedrijven een beter beveiligde transfer protocol.

Daarom biedt Simplerinvoicing twee verschillende producten waarmee het mogelijk is om zowel een e-factuur te versturen via e-mail met Simplerinvoicing LITE als e-facturen te versturen in een veilige omgeving met Simplerinvoicing FULL.

Simplerinvoicing FULL is gebaseerd op de OpenPEPPOL normen voor het transport van e-facturen van verzender naar ontvanger. Simplerinvoicing FULL is een gestandaardiseerd transport protocol dat een verzendende systeem (bijvoorbeeld ERP-software) in staat stelt om een e-factuur te sturen naar een ontvangende systeem (bijvoorbeeld een e-facturatie service provider).

Waarom niet gewoon gebruik maken van e-mail als een transport kanaal met een UBL bestand als bijlage in een e-mail?
Voor een deel van de markt dit inderdaad een haalbare oplossing. In het MKB-segment, wordt e-mail al op grote schaal gebruikt om PDF-facturen uit te wisselen, en het toevoegen van een UBL zal een waarde verhogende factor zijn voor de ontvanger. Gezien  dat de ontvanger niet meer de PDF handmatig hoeft te verwerken, door de PDF over te typen in een ERP-systeem of een OCR-dienst te  gebruiken om het PDF-bestand te digitaliseren.

De voordelen van email als transport kanaal zijn:

  • E-mail is universeel beschikbaar.
  • E-mail wordt grootschalig gebruikt, en (bijna) iedereen heeft een e-mailadres, vandaar dat het een adresseerbaar kanaal is.
  • Het e-mail protocol (SMTP) heeft de flexibiliteit om berichten te versturen met bijlagen, waaronder XML-bijlagen.

Echter zijn er ook veel bedrijven die omgaan met grote hoeveelheden facturen, en die eisen aan het transport kanaal stellen die niet goed vervuld kunnen worden door e-mail. Deze eisen zijn:

  • Betrouwbaarheid en leverbaarheid garandeert dat een e-factuur wordt geleverd aan een eindgebruiker (bijvoorbeeld de e-mail is niet vast komen te zitten in spam filters), en de levering kan niet worden ontkend (in technische termen: niet-afwijzing).
  • Veiligheid, garanderen dat een factuur niet  kan worden gewijzigd tijdens het transport.
  • Authenticiteit, garanderen dat de afzender van een e-mail is wie hij beweert te zijn.
  • Een transparant kader die de verplichtingen van de partijen ten opzichte van elkaar organiseert in het geval dat er fraude wordt gepleegd met facturen.

Voor een aantal van de bovengenoemde eisen heeft e-mail oplossingen, waaronder het gebruik van certificaten, veilig transport, maar dit vereist extra capaciteiten boven op het e-mail-netwerk, die het voordeel van de universele bereik dat e-mail heeft breekt.

Dus, voor bedrijven die e-facturen willen te sturen naar zowel grote bedrijven en hun MKB-tegenpartijen, bieden de Simplerinvoicing Service Providers Simplerinvoicing FULL: een beveiligde omgeving die gebruik maakt van een gestandaardiseerd transport protocol.

Voor bedrijven die dit niveau van integratie met grote bedrijven niet nodig hebben en comfortabel zijn met het gebruiken van e-mail is er Simplerinvoicing LITE. Simplerinvoicing LITE gebruikt hetzelfde UBL factuur als Simplerinvoicing FULL maar transporteert het bericht via e-mail

Meer informatie
Wilt u meer weten over Simplerinvoicing? Neem dan contact met ons op via info@simplerinvoicing.org of ga naar onze website www.simplerinvoicing.org. Wij horen graag van u.